Les estimations font partie de mon travail. Cependant, j’essaie de rester davantage du le côté des chiffres solides plutôt que de ceux estimés, sauf si je ne peux pas faire autrement. Ils ont tendance à créer une « zone grise » entre ce que le client demande et ce que nous analysons. Cette « zone grise » peut parfois être dangereuse car elle ne fournit à mon client potentiel un chiffre exact quand il s’agit de coûts totaux ou les délais d’exécution.
Afin d’obtenir un devis précis avec un délais d’exécution et un prix exact, nous avons besoin de tous les documents ou dossiers pertinents au projet. Être capable d’analyser tous les contenus pertinents nous permet de comprendre la portée du projet et les moyens que sa bonne exécution vont requérir. C’est vrai pour tous les projets, qu’ils soient fichiers source modifiables pour un fichier InDesign ou quelque chose d’aussi simple que d’avoir l’ensemble du document et non pas seulement un échantillon.
Voici un court exemple de la façon dont cela peut mal se passer : un client envoieune brochure en format PDF, initialement créée avec Adobe Illustrator et dit qu’il va fournir les fichiers source plus tard, mais demande une réponse tout de suite. Je pourrais fournir un devis au client, mais oublier de dire au client que c’est notre meilleure estimation et que le coût final et les délais dépendront des fichiers source. Que se passe-t-il ensuite? Le client envoie es fichiers source, ce qui modifie complètement le devis, alors que le client croit que le prix du devis était final et définitif. C’est malheureusement devenu une situation perdant-perdant, parce que je n’ai pas fait savoir que le devis était basé sur une estimation et qu’il pouvait changer avec le document source. Oups.
Au moment d’établir le devis, mon objectif est de conserver les informations aussi symétriques que possible. Nous fournissons un devis pour les documents / fichiers que nous avons à ce moment là et faisons de notre mieux pour faire un devis pour les situations hypothétiques. Devis estimatif qui peut être nécessaire dans plusieurs situations : transcriptions audio /vidéo à traduire, comptage de mots pour les langues à caractères à passer en comptage de mots à base de lettres, ou encore ne pas avoir tous les fichiers requis. Les transcriptions sont analysées en utilisant les formules d’estimation pour l’analyse des delais/coûts. Par exemple : une personne palarant anglais prononce une moyen de 120 mots par minute et nous avons 60 minutes d’audio, ce qui nous donne approximativement 7200 mots. Ceci est un exemple de la façon dont on pourrait faire le devis d’une transcription. Nous ne savons pas le nombre de mots précis et ne sauront pas jusqu’à ce qu’il soit sur papier. La partie estimée doit être transmise au client afin qu’il comprenne que les montants précis et définitifs pour ce projet seront déterminés une fois terminé, ainsi il n’aura pas de surprise à la fin.
L’autre exemple traite de nouveau brièvement des fichiers source. Souvent, les clients sont à la recherche de chiffres approximatifs à des fins de budgétisation ou même pour estimer la valeur d’un projet en analysant ses coûts. Très souvent, une documentation complète n’est pas disponible ou doit encore être développée. Pas de problème.
Client : « Je vais avoir 100 pages qui seront similaires à celles-ci. »
Moi : « Super, je peux vous aider avec ça, prenons la calculatrice et mettons-nous au travail.»
Toutefois, en tant que chef de projet, il est important de faire savoir que le devis peut être une estimation et est susceptible de changer lorsque nous seront en mesure d’examiner l’ensemble du document. Encore une fois cela nous permet de mieux comprendre le projet.
