Traducir un párrafo de 100 palabras puede llevar 10 minutos o media hora, dependiendo de la complejidad del texto. Siguiendo la misma lógica, traducir toda una página de Word de aproximadamente 400 palabras puede llevar entre media hora o una hora. Estos son los tiempos convencionales que puede llevar una traducción de un texto plano y de un tema relativamente fácil. Si las condiciones están dadas para que se respeten esos ritmos, entonces el plazo de una traducción puede ser fácil de calcular. ¿Pero qué pasa cuando la traducción requiere otros pasos? ¿Si el volumen de palabras es muy grande y se requieren varios traductores? ¿Qué sucede si el texto necesita un paso de pre-edición de formato o un paso de pre-edición lingüistica? ¿Y si necesita DTP o un control de calidad final? ¿Qué sucede si son archivos html que hay que procesar en una etapa posterior con el Departamento de Tecnología? En esos casos es cuando los cálculos de los plazos suelen complicarse.
Resulta entonces fundamental para estos grandes proyectos una etapa de planificación previa. Esta es una tarea que corre exclusivamente por cuenta del Project Manager, quien debe asumir el «ownership» del proyecto para llevar a cabo los pasos según el plazo estipulado. En la etapa planificación se tienen en cuenta todos los factores que permiten diagramar el proyecto de la mejor manera: deadline del cliente, cantidad de archivos, formato, complejidad del texto, recursos disponibles, pasos a implementar, pasos adicionales. Todas estas variables determinan la planificación. Normalmente, esta planificación se hace antes de comenzar con el proyecto. Sin embargo, algunas agencias ya tienen diagramada una planificación preliminar desde antes de 
que se comience el proyecto, ya que suele ser útil para cotizar un proyecto de traducción.
Ya sea si se planifica justo antes de comenzar el proyecto de traducción o en el momento en que se cotiza el servicio al cliente, la planificación de estos proyectos de gran tamaño y que requieren gran cantidad de pasos y recursos es indispensable.
Existen herramientas que suelen ser muy útiles para llevar a cabo una planificación adecuada. Una de ellas, por ejemplo, es el MS Project. Este es un programa muy fácil de usar, muy similar a una planilla de Excel. El MS Project permite enumerar en una planilla todos los pasos involucrados en un proyecto de traducción (traducción, edición, proofreading, DTP) que, a su vez, pueden vincularse de forma tal que dependan el uno del otro, siguiendo fórmulas básicas. De esta forma, el proyecto puede planificarse de la mejor manera en función de los recursos disponibles y los pasos a seguir.
