Microsoft Project es una herramienta muy útil para la planificación y el seguimiento de proyectos de todo tipo. Para aprovechar al máximo sus ventajas y poder aplicarlo eficientemente a proyectos de traducción, es preciso tener conocimientos básicos sobre manejo o gerenciamiento de proyectos y seguir algunas reglas sencillas. MS Project tiene muchísimas funciones y puede resultar abrumadora para el nuevo usuario. He aquí algunas recomendaciones como para empezar:
Utilizar MS Project como herramienta de ayuda
Que sea el portal principal del proyecto y acudir a él como fuente de información y consulta diaria cada vez que haya que tomar una decisión sobre el mismo.
Utilizarlo de forma tal que represente un beneficio para el PM y para el proyecto
Es preciso determinar y, de ser necesario, ajustar el nivel de administración en MS Project que más se adapte al proyecto resulte una ayuda y no una carga. Recordar que siempre se debe dedicar más tiempo a la comunicación entre los miembros del proyecto, realizando seguimiento y capacitación directa o indirecta de recursos, que a la administración de MS Project.
Nunca dejar que la herramienta (MS Project) maneje el proyecto
El Project Manager es quien debe manejarlo tomando las decisiones necesarias. Ni esta ni cualquier otra herramienta puede tomar las decisiones; sí pueden proveer la información estructurada necesaria como una de las bases para el gerenciamiento.
Que la estructura del proyecto MS Project refleje la realidad y esté basada en WBS (Work Breakdown Structure)
El nivel de complejidad y de detalles en MS Project deberá mantenerse alineado con la realidad y ser lo suficientemente sencillo de mantener y actualizar. Cuando un proyecto sigue la estructura WBS o de desglose de tareas, creada antes de la ejecución del proyecto propiamente dicho, y se lo actualiza continuamente durante el transcurso del mismo, las posibilidades de éxito aumentan considerablemente. La subdivisión de trabajo resulta fundamental especialmente en proyectos de gran tamaño y/o Multilingües con todos los riesgos que representan. El PM debe identificar las diferentes tareas para poder crear un “timeline”, analizar la carga de trabajo de los recursos, presupuesto, y elaborar un plan de comunicación que permita el seguimiento a simple vista del flujo de trabajo y poder informar al cliente sobre el progreso.
