Un mundo sin papel… ese sería un sueño cumplido.
La Madre Tierra definitivamente estaría agradecida.
Comencemos por donde dejamos el otro día. La profesión legal (específicamente, pero sin limitarse a ella) es, aún hoy, una de las industrias que más papel utiliza.
Durante cientos de años, los abogados han estado lidiando con montones interminables de resmas de papel que se elevan sobre sus pequeños escritorios como rascacielos inestables, imprimiendo demandas y largos casos sin parar, publicando cartas de clientes y escritos de todo tipo, enviando por fax copias innecesarias de documentos y produciendo tomos legales voluminosos que nadie jamás lee.
Entonces, con todos los documentos que recibimos en forma digital en estos días, desde correos electrónicos hasta mensajes de texto, documentos electrónicos, archivos PDF y transacciones bancarias en línea, ¿por qué convertirlos en papel en primer lugar? Más importante aún, ¿qué significa realmente «sin papel» y qué beneficios podría aportar a su negocio?
Muchas firmas de abogados de todo el mundo están empezando a encontrar formas de reducir los archivos físicos y las resmas de papel. Los jugadores de la industria más progresistas han comenzado a salvar árboles y recortar gastos generales de una sola vez con un nuevo modelo sin papel, particularmente popular entre los profesionales independientes y las pequeñas empresas.
Teóricamente (y algunas empresas más pequeñas ya han demostrado que esto es cierto en la práctica), pasar a un modus operandi sin papel puede mejorar su flujo de trabajo existente y contribuir a salvar el medio ambiente y el dinero (otra forma de papel) al mismo tiempo.
El desafío más difícil al que tuvieron que enfrentarse algunas de estas valientes compañías fue lidiar con el «elemento humano», que incluía abordar el apego psicológico que todos tenemos que asumir. Los empleados de la vieja escuela se aferran al papel viciosamente mientras se aferran a sus periódicos matutinos durante el desayuno. Pero la transición no debería ser tan dramática.
De lo que realmente estamos hablando aquí es de un pasaje del túpico archivo en papel a uno electrónico. No se trata de evitar el papel completamente; se trata de reinventar el proceso del flujo de trabajo digitalmente. El enfoque no debe estar en eliminar cada papel de la oficina, sino en cambiar en vistas a mejorar el acceso a la información, reducir los requisitos de almacenamiento físico y aumentar la productividad y la eficiencia en general.
Una vez que todo se haya almacenado electrónicamente, nuestras opciones futuras para usar esa información en beneficio de nuestros clientes aumentarán a medida que nuestra necesidad de papel disminuirá proporcionalmente. Y con la ayuda creciente de la tecnología, esta transición ahora debería ser más fácil que nunca.
Pero si bien la tecnología permite la innovación, todos sabemos que las empresas tradicionales (al igual que las nuestras a veces) a menudo se resisten al cambio y la interrupción por temor a lo desconocido. «¿Por qué arreglar lo que no se rompe?» suele convertirse en su lema.
Entonces, una vez que conocen las razones que dejar de usar papel sea un enfoque más eficiente para administrar su negocio, y finalmente han podido dejar de lado sus miedos, la siguiente pregunta inevitable es: ¿Cómo hacer eso exactamente?
Sintonicennos la próxima vez para obtener más información.
