La traducción de un documento puede acarrear muchas complejidades. Al momento de cotizar un documento para traducir, es necesario tener en cuenta varios aspectos que pueden incidir en el análisis detallado del archivo. En primer lugar, es necesario determinar el tipo de texto, ya sea si se trata de un manual técnico, un comunicado de prensa, un artículo de diario o un documento literario. Este factor incide en el tiempo que puede llevar traducir ese archivo. También resulta fundamental saber qué tipo de formato tiene este documento (si se trata de un archivo de Ms Word, de Ms Excel, Adobe Indesign o Quark) ya que la cotización puede aumentar o disminuir en función de qué formato final desea el cliente para esta traducción. Por supuesto, la traducción de un archivo en Word es mucho más económica que la de un archivo de Indesign, ya que éste último requiere arreglos de formato para los cuales es necesario contar con el aporte de especialistas en Desktop Publishing.
Sin embargo, el factor más determinante a la hora de cotizar un archivo siempre va a ser la cantidad de palabras totales que un archivo tiene. Por tal motivo, resulta fundamental ser absolutamente precisos en cuanto al conteo de palabras de un archivo, ya que no hay lugar para las diferencias. Estas diferencias en la cantidad de palabras pueden traducirse en diferencias en el importe de una cotización.
Un inconveniente frecuente que suele suscitarse cuando se analiza un archivo es el conteo de palabras de manuales en formatos de Ms Word. Por lo general, estos manuales técnicos son documentos ricos en archivos de imágenes, diseños, gráficos, etc, que hacen que el manual en sí sea más pesado de lo normal. Por lo general, se tratan de archivos muy pesados, de gran tamaño ( a veces superan los 50 MB), lo que dificulta muchísimo la tarea de analizarlos con las herramientas básicas de una agencia de traducción.
En estos casos, es bastante frecuente que, al analizar el archivo con la función Conteo de palabras de Word, el cliente note que el manual tenga una determinada cantidad de palabras. Sin embargo, al momento de cotizarlo, en las agencias de traducción pueden surgir algunas inconsistencias. Es probable que, al analizar el archivo con Trados, la diferencia con el conteo inicial analizado en Word sea sustancial. Por ejemplo, un archivo que Word arroja un conteo de 30 mil palabras, al analizarlo con Trados puede arrojar un conteo superior a las 100 mil. Esto puede deberse a varios factores: texto oculto que Trados no analiza, problemas con los tags, con imágenes. Los motivos pueden ser varios. Pero es preciso estar atentos, ya que esta diferencia sustancial puede significar una diferencia de miles de dólares.
Un dato que puede ser útil para solucionar este problema es convertir el archivo a formato de texto enriquecido (.rtf). Si el archivo original está en .docx (versión de Word de Office 2007), al «bajarlo» a .doc o .rtf, el tamaño puede reducirse, con lo cual esto falicita el análisis en Trados. De todos modos, para que el conteo de palabras sea exacto, es necesario convertirlo a .rtf, ya que esto permite a Trados analizarlo de una manera más adecuada (esto se deba a que, al analizar los archivos Word, Trados los convierte previamente en .rtf. Por tal motivo, si nosotros convertimos el Word en .rtf, le estamos ahorrando a Trados un paso, lo que permite que el archivo pueda analizarse mejor).
Este es un dato interesante que puede ayudar a resolver los problemas de inconsistencias en el conteo de palabras.
