El presupuesto de un proyecto representa el total de dinero asignado para cubrir todos los gastos que requiere un proyecto durante un determinado período de tiempo.
Los Project Managers y los Account Managers, generalmente, son los encargados de controlar los costos del proyecto dentro del presupuesto que la empresa o el cliente haya aprobado y, a su vez, siempre manteniéndose dentro de las posibilidades y ofertas del cliente.
Se deben tener en cuenta los objetivos del cliente y la calidad del producto final que éste desea recibir. En general, los principales criterios a tomar en cuenta son: el tiempo, la calidad y el costo (priorizando, dependiendo del caso, cada uno de ellos por sobre los demás)
Una buena forma de definir un proyecto exitoso sería aquel que cumple con estos tres criterios: que el proyecto se entregue atiempo de acuerdo con lo estimulado al diagramar el cronograma inicial, que no supere los costos calculados desde un principio y que el cliente quede satisfecho con la calidad del mismo.
El Project Manager es el encargado de lograr que se concreten estas prioridades y debe asegurarse de que todo salga bien y en su debido tiempo. Además de seguir un cronograma de entregas y la organización de los recursos que se van a utilizar, siempre es importante realizar un monitoreo y un control de calidad final antes de que el cliente vea el producto finalizado.
Lo mejor sería siempre llevar a cabo la asignación del presupuesto en las etapas iniciales de la planificación y a la par del desarrollo de la esquema de fechas del proyecto. Los pasos asociados a la asignación de tareas a los recursos dependen del tiempo y presupuesto estipulado.
Por esta razón, la etapa previa a la venta del proyecto es una de las etapas más claves de todo el proyecto ya que en ese momento se decide en cuánto tiempo se tendrá el producto final, cuánto será el costo y cuáles serán las ganancias. La organización de los PMs y AMs es completamente esencial.
