Es importante, antes de empezar un proyecto de traducción, hacerle saber al cliente cuál es el mejor formato en el cual deberán estar los archivos para enviar a traducir. Desde ya, el cliente no tiene por qué estar al tanto de las técnicas y los programas utilizados por las agencias. Es por eso que, muchas veces, el hecho de educarlos con respecto al formato de los archivos, nos ayudará a todos a ahorrar tiempo y dinero.
Para que un archivo pueda traducirse sin tener que agregar etapas previas (como por ejemplo: pre-DTP, transcripción, pre-edición, etc.) lo mejor es contar con el formato original editable. En las agencias es común llamarlos archivos fuente (source files). Un archivo editable puede ser en formato Word, Excel, InDesign, etc. El hecho de que recibamos un archivo que no sea considerado archivo fuente, hará que el proceso se alargue y, además, involucrará más gente.
Esto no significa necesariamente que el proceso entero no pueda implicar una etapa posterior de DTP, pero sí será mucho más fácil y rápido procesar el archivo y enviarlo a traducir, y se correrán menos riesgos en cuanto a calidad se refiere.
Cuando recibimos archivos en formato PDF o JPG (por ejemplo, en el caso de archivos escaneados), deberán pasar por una etapa de conversión que se puede realizar utilizando algún programa de OCR con el objetivo de obtener un archivo editable y, así, poder hacer un conteo de palabras estimativo. Cuando el archivo, aún habiéndolo convertido en texto editable, no es de buena calidad, necesitaremos que el traductor realice previamente una etapa de transcripción o pre-edición antes de que se envíe a traducir.
Muchas veces, se dificulta cuando un cliente decide enviar a cotizar un archivo en formato PDF que, en realidad, es un archivo de InDesign. En este caso, habrá que convertirlo con un OCR y el archivo quedará muy distinto a lo que sería el formato original en InDesign. Generalmente, el cliente cuenta con los archivos fuentes a disposición y los podrá enviar sin ningún problema. Es muy importante preguntar y mantener el diálogo en estas situaciones.
Es por eso que, antes de realizar la venta o comenzar el proyecto, es de suma importancia que nos aseguremos de que el cliente tenga los archivos a traducir en un formato que nos sea útil a todos y que nos ayude a mejorar y facilitar el trabajo de todas las personas involucradas en el proceso.
