La cotización de un archivo de traducción puede tardar minutos u horas, en función de diferentes variables: la complejidad del texto, de formato, la cantidad de palabras, etc. Cuando se trata de cotizar un archivo en formato Word, esto puede resultar sencillo y demorar apenas unos instantes, sin importar la cantidad de palabras que este archivo tenga. Se analiza el word count, se calculan la cantidad de páginas, y con una planificación llevada a cabo con MS Project se puede cotizar un plazo de entrega rápidamente.
Lo más complicado de una cotización surge cuando se analizan archivos PDF. Estos archivos, por lo general, pueden tener diferentes orígenes: si bien muchos PDF son creados a partir de la digitalización de imágenes, la norma general nos dice que un PDF suele generarse a partir de diferentes programas de diseño: Adobe InDesign, Illustrator o Quark. Dependiendo de la herramienta que se utilizó, la cotización puede variar y mucho.
Por tal motivo, resulta imprescindible poder contar con los archivos de origen (o source files) para poder llevar a cabo una cotización adecuada. De eso depende el costo final de una traducción: basta con mirar un archivo de origen para darse cuenta de que el PDF puede tener imágenes no editables que a simple vista no se pueden distinguir. Analizar un PDF no es lo mismo que analizar un archivo de InDesign sobre el cual se creó ese PDF: las diferencias pueden ser enormes.
Muchas veces, los clientes de empresas importantes suelen tener los archivos listos para analizar. Sin embargo, no siempre están 100% predispuestos a enviarlos, por una cuestión meramente confidencial. No quieren arriesgarse a enviar los archivos hasta tanto no se haya cerrado la compra del servicio, o se haya firmado algún tipo de acuerdo. Es importante que, ante esos casos, dichos clientes sepan que una cotización de este tipo no puede nunca considerarse una cotización final, ya que al no disponer de los archivos de origen no se puede saber a ciencia cierta qué tan compleja esa traducción puede llegar a ser. La cotización de un archivo PDF siempre debe realizarse de forma estimativa, supeditada a confirmación final una vez que se tengan los archivos de origen.
Otros clientes, sin embargo, no saben que cuentan con los archivos de origen, o directamente ni siquiera saben qué son los archivos de origen. Antes estos casos, es necesario asegurarse con el cliente de que realmente no cuenta con estos archivos, ya que esto suele ser determinante a la hora de cotizar. Nunca está de más explicarles a los clientes qué son los archivos de origen. Quizá una simple explicación nos puede evitar un dolor de cabeza.
