Es muy amplia la interacción que se da entre el cliente y el proveedor de servicios lingüísticos (PSL): el cliente solicita una cotización, el PSL realiza el análisis correspondiente de las necesidades del cliente (¿necesita traducción, edición, revisión?, ¿es una traducción “heredada” que hay que corregir?, ¿lleva trabajo de diseño [DTP]?), se pactan los plazos de entrega, la modalidad de trabajo (entregas parciales o una sola entrega al final), se envía el presupuesto y una vez entregado el proyecto, se pasa a la parte (más bien administrativa) de facturación.
Ahora bien, además de toda esta interacción, existen también otras instancias en que la comunicación se hace necesaria por cualquiera de las dos partes más allá de los pasos evidentes de cualquier prestación de servicios.
Si partimos de la base conceptual de que la situación ideal –no siempre posible, claro está– es trabajar codo a codo con nuestro cliente porque él es el autor del contenido que produce y conoce bien su campo de especialización o su nicho de negocios, es cierto que acude a nosotros porque necesita asesoría desde el punto de vista lingüístico. Él sabe qué decir, nosotros cómo decirlo, y cómo decirlo en dos idiomas.
Flujo de comunicación PSL – Cliente
Durante el inicio o transcurso de un proyecto, el PSL puede necesitar comunicarse con el cliente en las siguientes situaciones:
- Cuando necesita pautar aspectos terminológicos, en especial, si se trata de un cliente nuevo;
- Cuando hay palabras, oraciones o párrafos que no se entienden o que tienen estructuras que presentan ambigüedad;
- Cuando es necesario que el cliente tome determinada decisión (¿prefiere que el texto se traduzca con el tratamiento informal “tú” o el formal “usted”?).
Cómo comunicarse con el cliente de forma ordenada
Un punto que siempre debemos tener presente es que si bien para nosotros el trabajo que nos encargó el cliente es prioritario, para nuestro cliente, el proyecto pasó, de alguna forma, a un segundo plano. Es decir, él seguirá dedicándose a su negocio, trabajando, viajando, haciendo lo que sea que hace, y quedará a la espera de que le enviemos nuestra entrega.
A no ser que el cliente cuente con un miembro de su equipo dedicado, en parte al menos, a contestar preguntas referidas al trabajo que mandó a realizar (o sea, que tenga el tiempo y el conocimiento para hacerlo), podríamos correr el riesgo de quitarle demasiado tiempo de su propio trabajo si no abordamos la consulta en forma adecuada.
Sugiero entonces, los siguientes consejos a la hora de hacer consultas a nuestro cliente:
- Diseñar una planilla para unificar todas las consultas en un solo lugar. La planilla debe contar con el término fuente a consultar, el contexto, una traducción propuesta, una columna para comentarios y una columna para que el cliente conteste;
- Si el proyecto es chico, unificar todas las consultas en un solo correo electrónico para no molestar al cliente constantemente. Si el proyecto es muy grande y va a llevar mucho tiempo, podemos acordar que las consultas se hagan en forma semanal. Ejemplo: los lunes enviamos la planilla al cliente y los viernes, la recibimos;
- Asegurarnos de que todos los traductores que trabajan en el equipo tengan la misma planilla y de que la usen, pero centralizar las consultas de todos en una sola planilla para ver si las dudas no se repiten y para que quede siempre una sola versión final de lo consultado al cliente;
- Determinar cómo se va a trabajar con esa información. En este sentido, es importante establecer a priori la nomenclatura del archivo y decidir si le vamos a cambiar el nombre cada vez que lo enviamos y lo recibimos, si le vamos a agregar la fecha detrás del nombre o de qué forma vamos a identificar el contenido para no perder ni hacer mal uso de los datos;
- Ir incorporando los datos en el trabajo a medida que surgen las respuestas;
- Registrar qué preguntas ya contestó el cliente para no consultar dos veces lo mismo.
Lo primordial es mantener un orden y un registro de cada cosa. Por supuesto que cada cliente es un mundo. Lo cierto es que, si se presentan dudas o preguntas, cuanto mayor sea el trabajo en equipo con el cliente, mayor será la calidad del trabajo.
