Las herramientas de traducción asistida (o CAT tools) reconocen los textos de una gran diversidad de formatos de archivo, pudiendo así calcular la cantidad de palabras y analizando cuántas de ellas coinciden con las guardadas en la memoria de traducción (o TM, por sus siglas en inglés) para lograr un proceso de traducción más rápido y mantener la consistencia con respecto a traducciones anteriores. Pero hay ciertos tipos de archivos que no son reconocidos por dichas herramientas y necesitan un paso de conversión intermedio para poder extraer los textos y poder usarlos para traducir.
Uno de estos casos son los documentos de Microsoft Visio, que es un programa que genera gráficos vectoriales ideal para componer diagramas o cuadros sinópticos de distintos tipos de contenido. De modo similar a los archivos de AutoCAD, hay un software especial llamado TransTools for Visio, que extrae el texto de los archivos de Microsoft Visio y los convierte en un archivo de Word que tiene una tabla con dos columnas. En la primera columna está el texto extraído en el idioma original. La segunda columna aparece vacía, ya que es ahí donde, una vez traducido el texto con la herramienta CAT, se debe copiar y pegar el texto en el nuevo idioma. Con el texto original de un lado, y la traducción en el otro, se guarda el archivo de Word y se lo vuelve a procesar con Transtools for Visio para que este software reemplace los textos originales con la lengua target. Puede llegar a pasar que los textos traducidos queden un poco desfazados o fuera de lugar debido a la contracción o expansión de los textos durante la traducción. Cuando esto sucede, el archivo es enviado al departamento de diseño para un paso adicional de DTP y hacer así los ajustes finales para que el documento quede en condiciones óptimas para ser entregado.
Cada tipo de archivo suele tener sus propias condiciones y trucos, por lo que se requiere contar con la mayor experiencia posible, y por supuesto, tener el software y las herramientas necesarias para poder hacer traducciones eficientes de documentos hechos con Microsoft Visio, o con cualquier otro formato requerido.
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