Al momento de recibir un documento para traducir en un formato simple (es decir, con texto editable) hay que tener en cuenta que, por más simple que pueda parecer, puede acarrear ciertas complejidades, tal como sucede con los archivos PowerPoint.
Antes que nada, hay que tener en cuenta que el texto presente en este tipo de documentos se encuentra dentro de cuadros, lo que implica que el texto se encuentra insertado en un área limitada. La posible expansión que podría implicar la traducción del texto de un idioma al otro trae consigo una consideración especial al momento de verificar que nada haya quedado oculto a causa de posibles restricciones relacionadas con el tamaño del cuadro.
En algunas ocasiones este problema se soluciona aumentando el área del texto, pero en otras, el tamaño de la diapositiva no lo permite. En estos casos el traductor deberá recurrir a dos opciones: la primera, disminuir el tamaño de la fuente; la segunda, más drástica, es expresarse en forma más breve. Cuando este problema se repite a lo largo del documento, realizar estas modificaciones suele tornarse algo tedioso, y es una tarea extra que debería tenerse en cuenta al momento de preparar la cotización.
Otro factor a tener en cuenta es que muchas veces suelen añadirse tablas e imágenes para las presentaciones. Las tablas suelen estar incrustadas en el documento, por lo que, dependiendo de la herramienta de traducción utilizada, se deberá extraer y traducir como un documento separado. Luego, una vez traducido, debe ser incrustado nuevamente dentro de la presentación.
Y por último, pero no menos importante, son las notas. Muchas veces pasan desapercibidas, pero de haber notas, estas se encuentran en la parte inferior de la presentación. Estas sirven como referencia en caso que la presentación se realice oralmente frente a una audiencia, o también como explicación de la dispositiva. En algunos casos el cliente no solicita su traducción, pero la mayoría de las veces sí, y sucede que, al no encontrarse en una ubicación fácil de visualizar, suelen pasar desapercibidas.
Cada documento tiene sus particularidades, por lo que no debemos dejarnos llevar por la simplicidad del texto que pueda ser fácil de extraer; es muy importante tener en cuenta todos los elementos que componen el archivo. El PowerPoint es un ejemplo perfecto de esto.
